SECRETARIA

Descripción del cargo de la secretaria en una organización.A.- IdentificaciónNombre del Cargo: Secretaria.Numero de personas que ocupan el cargo: 1.Cargo del Jefe Directo: Gerente General.B.- Resumen del cargoColaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.C.- Actividades regulares• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.• Recibir la documentación que llega a la empresa.• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).D.- Requerimientos de capacidad y habilidades mentalesDebe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de habilidades en cálculos numéricos, un buen lenguaje y un desenvolvimiento adecuado a su cargo.E.- Requerimientos físicosDebe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada diaria.F.- Condiciones ambientalesEl trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura.G.- Riesgos FísicosLos riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo.H.- Habilidad manualLos conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:Idioma: Inglés.Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.Estudios complementarios: Computación y administración.Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.I.- Responsabilidad por decisiones La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.J.- Responsabilidad por supervisiónEl funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante. K.- Responsabilidad por contactos personalesCon el Gerente General de la empresa y los clientes.L.- Responsabilidad por exactitudErrores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.